전국에서 유일하게 매년 본인의 업무실록을 편찬하고 있는 공무원이 화제를 모으고 있다.
서울 중구청 관광공보과 이상준 주무관ⓒ서울 중구청
그 주인공은 서울 중구청 관광공보과 이상준 주무관.현재 중구에서 보도담당을 맡고 있는 이 주무관은 2005년부터 지금까지 업무실록을 발간하고 있다. 무려 110권에 달한다. 3번에 걸쳐 지금까지 12년간 보도담당을 하고 있어 공보분야 업무실록이 대부분이다.
이 주무관이 직접 만든 중구보도자료, 매일 매일 하고 있는 언론스크랩, 그 언론스크랩중 중구와 관련된 보도사항만 추출한 중구언론보도사항, 지역신문에 소개된 중구 소식만 발췌한 지역언론에비친중구 등이다.이중 가장 많은 분량은 언론스크랩으로 모두 56권에 달한다.
2009년 3월부터 2010년 9월까지 민원여권과에 근무할때는 서울시 최초로 기록물관리팀을 발족한 중구의 기록물관리 역사를 정리한 기록물관리백서를 3권짜리로 만들었다. 서울시와 25개 자치구 통틀어 기록물관리 부서 최초의 업무백서인 셈이다.
이 주무관이 업무실록을 편찬하게 된 것은 대학원에서 기록관리를 공부하며 각종 자료들을 한권의 책으로 제본하는 것을 보면서다. 당시 공무원들은 노란색 파일 표지에 구멍을 뚫어 편철했는데 분량이 많으면 한 파일에 편철하기가 쉽지 않았고 서가에 보관하기에도 불편했었다. 그러나 책으로 제본하면 괜찮은 기록관리라 여겼다.
그래서 2005년 1월부터 보도자료와 언론스크랩, 중구관련 보도사항 등을 정리해 책자 형태의 자료집으로 발간했다.
업무실록은 전부 수작업으로 진행되었다. 보도자료는 마치 책처럼 쪽번호와 목차까지 다 수록했다. 인쇄소로 넘겨 곧바로 인쇄에 들어갈 수 있게끔 작업했지만 인쇄비용이 만만치 않아 원본을 출력해 양면복사하는 방식으로 작업했다.
언론스크랩 자료와 중구관련 보도사항은 스크랩 자료를 매일같이 양면복사해 관리했다. 지금은 전자스크랩 프로그램을 활용해 양면출력하는 방식을 사용하고 있다.
이렇게 양면복사한 자료들은 모두 제본소에 맡겨 제본만 했다. 한번 제본할 때마다 공보팀 보관용, 중구 소식지 담당용, 구정자료실 보존용, 기획예산과 기획팀 활용용 등 모두 6부씩 만들었다. 제작비용은 권당 2천원에 불과했다. 인쇄소에 맡기면 2만원이 훌쩍 넘지만 1/10 밖에 안되는 비용이다.
자료집이 발간되자 직원들의 엄청난 호응을 얻었다. 기획부서나 소식지 담당은 책자로 된 보도자료를 일목요연하게 참고할 수 있게 되었고, 언론스크랩 자료집은 그 효용가치가 높아 1부씩 더 발행되어 구청장실에 비치되었다.
특히 스크랩 자료중 중구 부분만 발췌한 ‘중구관련 언론보도사항’은 각 부서에서 큰 환영을 받았다. 예전에는 인센티브 사업 평가 자료집을 만들기 위해 1년치 언론스크랩 자료를 다 찾아야 했으나 이 자료집만 보면 손쉽게 다 찾을 수 있어 그만큼 직원들의 일손을 덜 수 있었다. 그 결과 평가 자료집에 비중이 높은 언론보도사항이 많이 수록되면서 중구는 2006년부터 서울시 인센티브 평가에서 상위권을 차지하게 되었다.
개인실록도 편찬 - 125권에 달해
이 주무관은 업무실록을 편찬하면서 그 전부터 모아두었던 초등학교때부터의 기록을 책으로 펴내기 시작했다. 공무원되기 이전 초등학교~고등학교, 대학교, 결혼 등은 주제별로, 그 이후에는 연도별로 책을 만들었다.
이외에 일기장, 직접 쓴 각종 수필, 논문, 자동차 운행백서, 공과금 납부 백서, 휴대폰 요금 백서, 신용카드 납부 내역, 병원 이용 현황 등도 자료집으로 발간했다. 이렇게 만든 책이 모두 125권에 달한다.
아이들에 대한 기록도 전부 실록 형태의 기록집으로 편찬했다. 현재 중학교 3학년인 큰 아이의 유치원때부터 중학교 2학년때까지의 기록집을 모두 19권 발간했다. 초등학교 6학년인 둘째 아이의 기록집은 12권에 달한다. 두 아이의 일기장, 알림장, 각종 노트 등까지 포함하면 모두 60여권에 달하는 어마어마한 분량이다.
2010년 10월 다시 공보업무를 맡으면서 자료집 발간 방식에 변화를 주었다. 지금까지 책자로 펴내기만 했는데 이때 만든 전산파일들을 CD에 담아 영구기록물화하는 것이다.
이 CD에는 ▲부서별 보도자료 ▲일자별 보도자료 ▲월별 보도자료 ▲부서별 보도사항 ▲주간홍보계획 ▲주간행사표 ▲간부회의 자료 ▲출입기자 현황 ▲기자간담회 ▲구청장 인터뷰 ▲언론관련 방침서 등을 수록했다.
이 CD는 매년 만들어진다. 그리고 CD에 기록물관리번호를 부여해 영구기록물로 보존된다. 보도담당들이 이 CD만 보면 그 해의 보도업무와 관련된 자료들이 무엇이 있는지 훤히 할 수 있게끔 한 것이다.
이와 함께 이 주무관은 새로운 업무실록 편찬 계획을 갖고 있다. 바로 1990년 1월 발족한 중구 공보팀의 역사를 책으로 펴내는 일이다.
2006년 1월부터 6월까지 기초 자료 수집은 물론 일부 저술 작업도 시행했지만 민선4기 이후 너무 바쁘다보니 작업을 중단해야 했었다.
“이제는 더 이상 늦어지기 전에 작업을 다시 시작하려고 해요. 아마 이 책자가 나오면 지방자치단체의 한 개 팀 역사를 서술한 전국 최초 사례가 아닐까 싶어요.”
이지희 기자
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